Bagian Umum

Fendy Hatkunjaya, ST

Kepala Bagian Umum

 Wewenang:

Mengkoordinir kegiatan bidang umum, kepegawaian, pembelian, penyediaan, penggunaan dan pemeliharaan sarana/peralatan seluruh kantor.

Tanggung jawab:
  1. Pelayanan kebutuhan dan penggunaan fasilitas kantor secara effesien dan lancar.
  2. Pengamanan dan pemeliharaan sarana kantor.
  3. Akurasi data kepegawaian, kebenaran perhitungan jumlah gaji pegawai dan ketepatan waktu pembayaran kompensasi pegawai.
  4. Keamanan, ketertiban dan kebenaran pengelolaan barang, baik pada saat pengadaan, penyimpanan maupun pengeluaran/pemakaiannya.
Tugas:
  1. Menyusun Rencana Kerja dan Rencana Anggaran Tahunan.
  2. Merumuskan pola kerja serta strategi pencapaiannya.
  3. Secara berkala melakukan penilaian terhadap koordinasi kerja.
  4. Menampung dan menyelesaikan semua permasalahan yang tidak diatasi oleh Kepala Sub Bagian yang berada dibawah kordinasinya.
  5. Mengadakan koordinasi dengan seluruh Bagian didalam pengumpulan data dan Laporan Bulanan yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen (MIS).
  6. Melakukan pengawasan yang intensif terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan seluruh Sub Bagian yang berada dibawah koordinasinya dan meberikan saran dan instruksi yang diperlukan untuk peningkatan ataupun perbaikan kualitas kegiatan baik diminta ataupun tidak.
  7. Menyelenggarakan hubungan yang baik dengan pihak-pihak diluar perusahaan dalam penyampaian informasi yang perlu diketahui, dan sebaliknya untuk dapat diperoleh informasi akurat yang diperlukan perusahaan.
  8. Memeriksa dengan teliti dokumen-dokumen pendukung kegiatan yang dilaksanakan oleh seluruh Sub Bagian yang berada dibawah koordinasinya agar seluruh kegiatan dapat terpantau secara terus menerus dan melakukan klarifikasi dalam hal ditemui kekeliruan.
  9. Memantau dan membantu tugas Kepala Sub Bagian Umum agar kebutuhan sarana dan prasarana kerja pada setiap unit kerja di perusahaan dapat dilayani secara efektif dan effesein, pemeliharaandan perbaikan atas sarana dan prasarana kantor dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan, tugas-tugas kesekretariatan dilaksanakan secara memadai dan hubungan/ koordinasi dengan pihak-pihak diluar perusahaan terjalin secara tepat guna.
  10. Memantau dan membantu tugas-tugas utama Kepala Sub Bagian Kepegawaian, terutama dalam pelaksanaan tugas yang berkaitan dengan penerimaan, seleksi dan penempatan pegawai baru, pembayaran gaji dan tunjangan pegawai, promosi kepang- katan dan lain-lain tugas yang ditujukan untukmeningkatkan moral kerja pegawai.
  11. Memantau dan membantu tugas-tugas utama Kepala Sub Bagian Pembelian agar pengadaan barang untuk operasional ataupun untuk keperluan lainnya dapat dilaksanakan secara efektif dan effesein, dalam artian barang yang dibeli sesuai dengan dengan spesifikasi yang diminta, persyaratan pembayaran yang paling menguntungkan dan dilaksanakan secara tepat waktu.
  12. Memantau dan membantu tugas-tugas utama Kepala Sub Bagian Pergudangan agar barang yang diperlukan untuk operaional perusahaan dalam keadaan cukup sesuai dengan kebijakan mengenai persediaan minimum ataupun kebijakan lainnya, barang disimpan di gudang terjaga keamanannya dan barang dipakai sesuai dengan kebutuhan yang ada.
  13. Secara berkala melakukan evaluasi dan analisa terhadap anggaran tahunan yang berkaitan dengan BagianUmum, dan merumuskan usulan revisi anggaran tahunan kepada Direktur dalam hal terjadi penyimpangan material.
  14. Melakukan pemantauan secara intensif dan analisa terhadap aspek berikut: (1) penggunaan sarana dan prasarana kerja pada setiap unit kerja di perusahaan untuk meyakinkan effesensi pemanfaatannya, dan merumuskan rekomendasi untuk Direktur untuk peningkatan efeseinsi tanpa mengurangi efektivitas opersionalnya. (2) biaya perawatan dan pemeliharaan sarana prasarana kantor dan merumuskan rekomendasi untuk Direktur dalam rangka peningkatan effeseinsi biaya apabila ditemui adanya faktor-faktor yang mengakibatkan tingginya biaya. (3) prosedur penerimaan, seleksi, penempatan, promosi dan lain-lain yang berkaitan dengan aspek kepegawaian dan mengajukan usulan yang diperlukan sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen kepegawaian agar keuntungan maksimal dapat dicapai oleh pihak perusahaan maupun pegawai. (4) posisi persediaan dan merumuskan rekomendasi yang diperlukan agar operasional perusahaan tidak terhambat dan pengadaannya dapat dilaksanakan sesuai dengan pertimbangan ekonomis.
  15. Melakukan pengawasan yang insentif terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan seluruh Sub Bagian yang berada dibawah koordinasinya, dan memberikan saran dan instruksi yang diperlukan untuk peningkatan ataupun perbaikan kualitas kegiatan baik diminta ataupun tidak.
  16. Mengawasi, dan memantau penyusunan laporan yang harus dibuat oleh setiap Sub Bagian yang berada dibawah koordinasinya, memeriksa laporan yang dihasilkan dan memberikan instruksi perbaikan dalam hal ditemui kekeliruan dalam penyusunannya.
  17. Melaksanakan tugas-tugas lain dalam lingkup tugasnya yang diberikan oleh Direktur.

Dalam melaksanakan pekerjaan, Kepala Bagian Umum dibantu oleh:

Sub Bagian Umum

Wewenang :
  1. Mengatur tugas-tugas kerumah tanggaan perusahaan.
  2. Menolak permintaan sarana dan prasarana kerja yang tidak didukung dokumen yang lengkap dan atau yang disahkan oleh pejabat yang berwenang.
Tanggung Jawab :
  1. Pelayanan/pemenuhan sarana dan prasarana kerja yang dibutuhkan oleh setiap unitkerja diperusahaan.
  2. Pemerliharaandanperawatan sarana dan prasarana kantor.
  3. Penyelengaraan tugas-tugas kesekretariatan.
  4. Pelayanan terhadap Pihak III yang berkaitan dengan operasi perusahaan.
Tugas :
  1. Menyusun Rencana Kerja dan Rencana Anggaran Tahunan untuk Sub Bagian Umum, dan memberikan masukan yang diperlukan Tim Penyusunan Anggaran untuk dapat merumuskan Anggaran Tahuanan secara keseluruhan.
  2. Merumuskan pola koordinasi kerja yang baik antar seluruh staf bawahannya untuk membentuk iklim kerja yang sehat di Sub Bagian Umum.
  3. Mengkoordinir staf bawahannya dalam pelaksanaan pelayanan kebutuhan dan kegiatan perawatan atau perbaikan sarana dan prasarana kerja yang dibutuhkan oleh setiap unit kerjadi perusahaan.
  4. Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kantor dan tugas-tugas kesekretariatan dan kerumah tanggaan perusahaan agar dapat berjalan secara tertib.
  5. Menyelenggarakan koordinasi yang baik dengan pihak-pihak diluar perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
  6. Mengadakan kordinasi dengan Sub Bagian -Sub Bagian dalam perusahaan untuk pengumpulan data dan laporan bulan yang terkait dengan masing-masing Sub Bagian.
  7. Memeriksa secara teliti dokumen permintaan pengadaan sarana dan prasarana kerja dari setiap unit kerja di perusahaan, dan melakukan konfirmasi dalam hal terdapat ketidak jelasan pada pengajuannya.
  8. Memeriksa dengan teliti dokumen permintaan pengadaan bahan untuk pemeliharaan dan atau perbaikan sarana dan prasarana kantor yang diajukan staf bawahannya, serta melakukan pemeriksaan langsung kelapangan dalam hal diperlukan untuk meyakinkan kebenarannya.
  9. Mengadakan koordinasi yang baik dengan seluruh Sub Bagian di perusahaan, terutama dengan Sub Bagian yang secara rutin menggunakan perangkat keras (personel komputer) agar dapat dimanfaatkan secara optimal.
  10. Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan staf bawahannya, dan memberikan saran dan atau instruksi yang diperlukan untuk perbaikan ataupun peningkatan kualitas hasil kerja.
  11. Secara berkala melaukan pemeriksaan dan penilaian terhadap kebutuhan sarana dan prasarana kerja maupun kantor secara keseluruhan dan merumuskan rekomendasi yang diperlukan untuk meningkatkan moral kerja seluruh pergawai perusahaan.
  12. Mengkoordinir staf bawahannya dalam penyusunan laporan yang berkaitan dengan Sub Bagiannya serta penggandaan laporan-laporan lainnya yang menjadi tugas Sub Bagian Umum
  13. Melaksanakan tugas-tugas lain dalam bidangnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum.

Sub Bagian Kepegawaian

Wewenang :
  1. Melaksanakan kebijakan perusahaan dalam bidang kepagawaian.
  2. Melaksanakan pembayaran gajidan tunjangan, kesejahteraan kepada yang bersangkutan sesuai dengan peraturan dan sistem penggajian yang berlaku.
  3. Menerima data dan informasi mengenai pemasalahan kepegawaian perusahaan dengan pihak ke-III sebagai dasar tindakan dalam membantu Kepala Bagian Umum dalam upaya penyelesaiannya.
Tanggung Jawab :
  1. Kebenaran dan ketepatan data pokok pegawai untuk seluruh pegawai perusahaan.
  2. Kelancaran administrasi pembayaran gaji bulanan, pembayaran lembur pegawai dan pembayaran-pembayaran lain yang berkaitan dengan masalah kepegawaian.
  3. Pemberian bantuan yang diperlukan bagian lain dalam proses penerimaan, pemilihan dan penempatan pegawai baru.
  4. Pemberian bantuan secara optimal kepada Kepala Bagian Umum dalam menciptakan suasana kerja yang harmonis pada seluruh pegawai perusahaan.
  5. Pemberian bantuan yang optimal kepada Kepala Bagian Umum dalampenyelesaian masalah hukum yang menyangkut pegawai dengan perusahaan ataupun pegawai dengan Pihak ke-III.
Tugas :
  1. Menyusun Rencana Kerja dan Rencana Anggaran Tahunan untuk Sub Bagian Kepegawaian dan menyampaikan kepada Tim Penyusunan Anggaran Perusahaan untuk diproses lebih lanjut.
  2. Mengkoordinir seluruh staf bawahannya untuk melaksanakan penyelenggaraan administrasi data pokok pegawai secara benar antara lain mencakup data mengenai identitas pegawai(nama, alamat, tempat dan tanggal lahir dan lain-lain), status pegawai, pangkat, gaji pokok, tunjangan dan data lain yang berkaitan dengan kepegawaian.
  3. Melakukan pemantauan secara intensif terhadap akurasi data pokok pegawai dan memberikan instruksi perbaikan/updating data pokok pegawai apabila terjadi perubahan status data pada satu atau lebih pegawai perusahaan.
  4. Mengkoordinir staf bawahannya dalam perhitungan jumlah gaji setiap pegawai yang akan dibayarkan dan memberikan pengarahan yang diperlukan agar menghasilkan perhitungan yang tepat dan benar sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku.
  5. Mengadakan koordiniasi dengan seluruh Sub Bagian dalam hal perhitungan jumlah lembur pegawai dan dengan Sub Bagian Kas agar pelaksanaan pembayarannya dapat dilaksanakan secara efektif.
  6. Melaksanakan koordinasi dengan Sub Bagian lain untuk memperoleh informasi kebutuhan pegawai serta syarat-syarat dan kulalifikasi dari calon-calon pegawai yang dibutuhkan.
  7. Mengkoordinir staf bawahannya dalam pelaksanaan keseluruhan proses penerimaan pegawai baru nulai dari tahap seleksi, penerimaan dan penempatan pegawai baru disetiap Bagian/Sub Bagian.
  8. Secara berkala melaksanakan evaluasi terhadap masa kerja pegawai perusahaan dan memberikanrekomendasi tentang peninjauan kembali terhadap struktur dan golongan gaji, prosedur pelaksanaan dan pengawasan lembur pegawai, absensi, cuti, pelunasan pinjaman pegawai dan lain-lain.
  9. Mengawasi penyelesaian, perhitungan, pelunasan dan angsuran pinjaman/uang muka kepada pegawai dan melakukan administrasi mengenaihal-hal tersebut.
  10. Merumuskan dan mengajukan program pelatihan pegawai, kepada Kepala Bagian Umum yang meliputi penentuan jenis pelatihan, penentuan pegawai yang akan diikutkan pada pelatihan dan koordinasi dengan instansi penyelenggara pelatihan serta fasilitas yang dibutuhkan oleh pegawai yang akan mengikuti pelatihan.
  11. Menyelenggarakan administrasi pegawai yang berhenti bekerja karena selesainya masa kerja maupun atas permintaan sendiri ataupun diberhentikan oleh perusahaan mulai saat keputusan sampai dengan pelaksanaannya.
  12. Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh staf bawahannya dan memberikan saran perbaikan baik diminta ataupun tidak agar seluruh tugas di Sub Bagian Kepegawaian dapat terselenggara secara efektif dan effesein.
  13. Melaksanakan tugas-tugas lain dalam bidangnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum.

Sub Bagian Pembelian

Wewenang :
  1. Melaksanakan pemesanan dan pembelian atas instruksi dari Kepala Bagian Umum.
  2. Memperoleh data dan informasi secara lengkap dari semua Sub Bagian mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan pelaksanaan pembelian.
  3. Menolak permintaan pembelian dari Sub Bagian lain yang tidak didukung oleh dokumen yang lengkap dan memiliki keabsahan yang cukup
Tanggung Jawab :
  1. Pelayanan secara optimal terhadap permintaan pembelian barang dari Sub Bagian
  2. Pergudangan dan unit kerja lainnya sesuai dengan jadual waktu yang diminta dan barang yang dibeli sesuai dengan spesefikasi yang ditetapkan.
  3. Ketepatan administrasi pembelian.
  4. Ketapatan waktu penyusunan laporan kegiatan pembelian dan akurasi data yang disajikan.
Tugas :
  1. Menyusun Rencana Kerja dan Rencana Anggaran Tahunan untuk Sub Bagian Pembelian dan menyampaikan kepada Tim Penyusunan Anggaran Perusahaan untuk diproses lebih lanjut.
  2. Mengadakan koordinasi dengan Sub Bagian Pergudangan dalam menetapkan titik jumlah barang persediaan yang harus dipesan kembali (reoder point) sebagai dasar Sub Bagian Pergudangan dalam membuat permintaan barang persediaan.
  3. Merumuskan pola koordinasi kerja yang baik antar staf Sub Bagian Pembelian dengan Sub Bagian lain dalam pelayanan pengadaan kebutuhan perusahaan.
  4. Memberikan pengarahan yang diperlukan untuk staf bawahannya pada saat perencanaan kegiatan maupun pelaksanaannya agar seluruh kegiatan pemesanan barang, penerimaan barang dan pembayaran harga barang yang terkait dengan tugas di Sub Bagian Pembelian serta kegiatan lainnya dapat terselenggara secara efektif dan effesein.
  5. Memeriksa keabsahan dokumen permintaan pembelian barang yang berasal dari Sub Bagian Pergudangan dan unit kerja lainnya dan memberikan saran kepada Kepala Bagian Umum dalam pemilihan supplier yang memberikan keuntungan bagi perusahaan.
  6. Mengkoordinir staf bawahannya dalam pelaksanaan pemesanan barang yang diminta kepada supplier yang ditetapkan kepada Kepala BagianUmum, dan mengawasi pelaksanaannya agar kegiatan tersebut dapat berjalan secara efektif dan effeisen.
  7. Mengkoordinir staf bawahannya dalam memproses transaksi pembelian dan penerimaan barang agar dapat dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang berlaku dan sesuai dengan jadual yang ditetapkan.
  8. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan administrasi pembelian agar seluruh kegiatan pembelian terdokumendasikan secara akurat.
  9. Menjalin kerjasama yang baik dengan supplier perusahaan, baik yang ditujukan untukmengumpulkan daftar harga maupun dalam hal terjadi permasalahan yang timbul dalam proses pembelian barang.
  10. Mengkoordinir dan mengawasi staf bawahannya dalam pelaksanaan penyusunan laporan kegiatan pembelian agar laporan dapat disusun tepat waktu dan data yang disajikan sesuai dengan realisasinya.
  11. Memeriksa dokumen pengiriman barang dari supplier dan mencocokkan dengan laporan penerimaan barang dari Sub Bagian Pergudangan, serta mengambil tindakan yang diperlukan dalam hal terjadi ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang diterima.
  12. Melakukan penelitian dan memelihara daftar harga pasar dari barang-barang yang dibutuhkan, syarat-syarat pembelian dari supplier dan lain-lain data yang berkaitan dengan pembelian barang.
  13. Memberikan pengarahan pada staf bawahannya baik diminta ataupun tidak untuk memperbaiki kekeliruan yang ditemui.
  14. Melaksanakan tugas-tugas lain dalam bidangnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum.

Sub Bagian Pergudangan

Wewenang :
  1. Menerima barang yang dikirim ke gudang, baik yang dipesan oleh gudang maupun tidak melalui pesanan gudang. Bagian Umum.
  2. Tidak mengizinkan pihak lain untuk memasuki areal gudang yang tidak disertai keterangan/surat izin yang layak.
  3. Menolak permintaan pengeluaran barang yang tidak disertai dokumen pendukung yang sah.
Tanggung Jawab :
  1. Kebenaran barang yang diterima.
  2. Keamanan barang persediaan yang disimpan di gudang.
  3. Ketapatan dan kebenaran administrasi persediaan.
  4. Ketersediaan barang persediaan di gudang sesuai dengan petetapan persediaan minimum dan periode pemesanan kembali barang persediaan.
  5. Kelayakan pengelolaan dan administrasi barang bekas yang disimpan di gudang.
Tugas :
  1. Menyusun Rencana Kerja dan Rencana Anggaran Tahunan untuk Sub Bagian Pergudangan dan menyampaikan kepada Tim Penyusunan Anggaran Perusahaan untuk diproses lebih lanjut.
  2. Mengadakan koordinasi yang baik dengan seluruh Sub Bagian di Bidang Teknik untuk dapat dikethui dan ditetapkan besaran persediaan minimum (safety stock / iron stock) untuksetiap jenis persediaan yang disimpan di gudang.
  3. Memberikan pengarahan yang diperlukan untuk staf bawahannya baik pada saat perencanaan kegiatan maupun pelaksanaannya agar seluruh kegiatan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang serta kegiatan lainnya dapat terselenggara secara efektif dan effein.
  4. Mengkoordinir staf yang menjadi bawahannya dalam kegiatan penerimaan barang persediaan yang dikirim ke gudang, baikyang dipesan maupun tidak, dan memeriksa kebenarannya melalui dokumen penerimaan barang beserta pendukungnya mengenai kebenaran jumlah dan spesifikasi barang yang diterima.
  5. Mengkoordinir pengelolaan barang bekas yang disimpan di gudang dan mengadakan kerjasama yang baikdengan unit kerja lainnya di perusahaan sehubungan dengan pengelolaan barang bekas.
  6. Memantau dan mengawasi ketepatan cara penyimpanan fisik barang persediaan agar keamanannya terjamin dan mencegah kerusakan yang ditimbulkan oleh kekeliruan cara penyimpanannya.
  7. Memeriksa keabsahan dokumen permintaan pengeluaran barang beserta pendukungnya untuk menjamin kelayakan barang yang dikeluarkan dari gudang.
  8. Memantau jumlah persediaan barang di gudang atas dasar kebijakan persediaan minimum yang telah ditetapkan, dan segera mengajukan permintaan pembelian barang apabila telah mencapai jumlah pada titikpemesanan kembali (reorder point).
  9. Mengawasi, memeriksa pelaksanaan kegiatan permintaan pembelian barang, penerimaan dan pengeluaran barang agar dilaksanakan sesuai dengan prosedur untuk menjamin kelayakannya.
  10. Mengawasi pelaksanaan administrasi pengelolaan barang persediaan untuk setiap jenis barang agar setiap saat dapat diketahui posisinya.
  11. Mengatasi permasalahan yang dihadapi staf bawahannya yang timbul dalam proses penerimaan barang, penyimpanan barang, pengeluaran barang dan kegiatan lain yang menjadi tanggung jawab Sub Bagian Pergudangan.
  12. Mengawasi kegiatan laporan posisi barang persediaan untuk masing-masing jenis agar data dalam laporan bulanan dapat disajikan dengan benardan tepat waktu.
  13. Memberikan saran dan rekomendasi kepada Kepala Bagian Umum yang diperlukan untuk peningkatan kualitas pengeloaan barang persediaan.
  14. Melaksanakan tugas-tugas lain dalam bidangnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum.